东岳硅材(300821):董事会秘书工作制度
董事会秘书工作制度 第一章 总则 第一条为规范山东东岳有机硅材料股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书的行为，保证公司规范运作，保护投资者合法权益，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称《上市规则》）等有关法律、法规、规章、规范性文件、业务规则及《山东东岳有机硅材料股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）的有关规定，制定本工作制度。 第二条董事会秘书应遵守法律、法规、规章、规范性文件、《公司章程》及本工作制度的有关规定。 第二章 董事会秘书的任职资格和任免程序 第三条董事会设董事会秘书一名，由董事会聘任或者解聘。 第四条董事会秘书是公司高级管理人员，对公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。董事会秘书任期三年，任期届满可以续聘。 第五条除董事长、总经理外的董事或者高级管理人员可以兼任董事会秘书，但必须保证其有足够的精力和时间承担董事会秘书的职责。审计委员会成员不得兼任公司董事会秘书。 第六条董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份作出。 第七条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具备履行职责所必需的工作经验，具有良好的职业道德和个人品德。有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书： （一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定，不得担任董事、高级管理人员的情形； （二）最近 36个月受到过中国证监会的行政处罚； （三）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满； （四）被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事和高级管理人员等，期限未届满； （五）最近 36个月内受到证券交易所公开谴责或者 3次以上通报批评的；（六）相关法律、法规、规范性文件认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。 第八条公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。 董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原因并公告。 董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向交易所提交个人陈述报告。 第九条董事会秘书有下列情形之一的，公司应当自该事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书： （一）出现本工作制度第七条所规定情形之一的； （二）连续三个月以上不能履行职责的； （三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司或者股东造成重大损失的；（四）违反法律、法规、规章、规范性文件和《公司章程》，给公司或者股东造成重大损失的。 第十条公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。 的离任审查，并在审计委员会的监督下办理有关档案文件、具体工作的移交手续。 董事会秘书辞职后未完成前述报告和公告义务的，或者未完成上述离任审查和工作交接的，仍应承担董事会秘书职责。董事会秘书离任前，应当提交董事会秘书离任5 1 履职报告书，申报自前一年月日或者自任职至离任时的工作情况。 第三章 董事会秘书的职责 第十二条董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括： （一）负责公司信息对外发布，协调公司信息披露工作； （二）制定并完善公司信息披露事务管理制度； （三）督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有关人员履行信息披露义务； （四）负责公司未公开重大信息的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告； （五）负责公司内幕知情人登记报备工作； （六）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，督促董事会及时披露或者澄清。 第十三条董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：（一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、股东会会议；（二）建立健全公司内部控制制度； （三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项； （四）积极推动公司建立健全激励约束机制； （五）负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件所规定的培训； （六）积极推动公司承担社会责任。 第十四条董事会秘书负责公司股权管理事务，包括： （一）保管公司股东持股资料； （二）办理公司限售股相关事项； （三）督促公司董事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定； （四）负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟通、接待和服务工作机制； （五）其他公司股权管理事项。 第十五条董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。 第十六条董事会秘书应提示公司董事、高级管理人员履行忠实、勤勉义务。 如知悉前述人员违反相关法律、法规、规章、规范性文件或者《公司章程》，作出或者可能作出相关决策时，应当予以警示，并立即向深圳证券交易所报告。 第十七条董事会秘书应履行《公司法》《证券法》及中国证监会要求履行的其他职责。 第十八条公司应为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的履职行为。董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况，查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。 第十九条公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。 第二十条公司董事会应当聘请证券事务代表，协助公司董事会秘书履行职责。 董事会秘书不能履行职责或者董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。 在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。 第四章 附则 第二十一条除非有特别说明，本工作制度所使用的术语与《公司章程》中该等术语的含义相同。 第二十二条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》的规定执行；本制度如与国家日后颁布的法律、法规、规范性文件或者经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时，按国家有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》的规定执行。 第二十三条本工作制度由公司董事会负责解释。 第二十四条本工作制度由公司董事会审议通过后实施。 山东东岳有机硅材料股份有限公司 2025年 9月 中财网
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